Wszyscy wiedzą, że Dwight Eisenhower był wybitnym prezydentem Stanów Zjednoczonych, ale mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że słynął także ze swoich innowacyjnych rozwiązań w kwestiach produktywności i zarządzania czasem. Wiele z nich, ze słynną matrycą Eisenhowera na czele, z powodzeniem stosuje się po dziś dzień.
Jak właściwie wszyscy ludzie we współczesnym świecie, na pewno każdego dnia masz mnóstwo zadań do wykonania. Czasem jest ich tak wiele, że aż nie wiadomo, za co zabrać się w pierwszej kolejności! Łatwo tu o paraliż decyzyjny i uczucie „nie wiem, w co ręce włożyć”. Być może także próbujesz zabrać się za wiele rzeczy jednocześnie, co zwykle okazuje się pomysłem prawie równie złym, jak odłożenie ich wszystkich na później. Jak zdecydować, co powinniśmy zrobić najpierw, a co może poczekać? Pomoże nam w tym sprytne rozwiązanie, jakim jest matryca (macierz) Eisenhowera.
Macierz Eisenhowera – jak to działa?
Pomysł zapracowanego Eisenhowera jest genialny w swojej prostocie. To złożona z czterech pól tabela (albo oś współrzędnych – wiele zależy tutaj od sposobu zapisu), w której kolumny opisane są jako „Pilne” i „Mało pilne”, a rzędy – „Ważne” i „Nieważne”. Daje nam to cztery pola, do których należy wpisać zadania, które są, odpowiednio (od lewego górnego rogu):
– pilne i ważne (pole 1),
– mało pilne i ważne (pole 2),
– nieważne i pilne (pole 3),
– nieważne i mało pilne (pole 4).
Matryca Eisenhowera w praktyce
Samo tylko podzielenie zadań na cztery rubryki nie da nam wiele – to dopiero początek. Piękno matrycy Eisenhowera polega na tym, że nie tylko pomaga nam zorganizować i oszacować zadania, ale także podpowiada, jak powinniśmy się do nich ustosunkować i, co może równie ważne, w jaki sposób powinniśmy zabrać się za ich wykonanie. Jak to może wyglądać?
Pole 1 to zadania, których wykonaniem powinniśmy zająć się nie tylko w pierwszej kolejności, ale także osobiście. Można na to spojrzeć także od drugiej strony: w tej ćwiartce znajdą się rzeczy, których zaniedbanie mogłoby przynieść różnego rodzaju negatywne konsekwencje. Przykład? W pracy może być to odpisanie na ważny mail od klienta albo złożenie raportu. W domu: wezwanie fachowca, który naprawi zepsutą pralkę.
Pole 2 obejmuje zadania, których wykonanie można bez negatywnych konsekwencji odsunąć w czasie, a tym samym można je starannie zaplanować. Zazwyczaj do tej ćwiartki będą zaliczać się czynności, które w jakiś sposób wiążą się z naszymi długofalowymi celami lub wartościami. Może to być wyjście na siłownię, spotkanie z rodziną albo zrobienie wartościowego, choć nieobowiązkowego kursu podnoszącego nasze zawodowe kwalifikacje.
Pole 3 to rzeczy, których wykonanie, jeśli to tylko możliwe, powinniśmy zlecić innym osobom, jeżeli akurat sami zajęci jesteśmy ważnymi zadaniami z pola 1. Jeśli więc pracujemy do późna nad domknięciem ważnego projektu, możemy zamówić pizzę albo zjeść w restauracji, zamiast samodzielnie przygotowywać domowy obiad.
Pole 4 należy potraktować jako zbiór zadań, których należy po prostu unikać, chyba że akurat jesteśmy wyjątkowo mało zajęci. Może to być obejrzenie programu w telewizji, przeglądanie mediów społecznościowych i inne tym podobne zajęcia. Zaznaczmy jednak, że to wcale nie oznacza, że mamy unikać przyjemności albo odpoczynku: po prostu należy odłożyć relaksujące czynności na czas, gdy uporamy się z najpilniejszymi zadaniami.
